Lista de verificación: registro de jornada listo antes de 2027

El 1 de enero de 2027 entra en vigor el régimen operativo pleno del registro electrónico de jornada. La obligación ya existe desde el 1 de mayo de 2026, pero es en esa fecha cuando la STPS tendrá publicadas las disposiciones para exigirla en detalle. Esta lista está pensada para una empresa pequeña o mediana que quiere llegar en orden sin contratar un despacho para cada paso. Imprímela, tacha lo que ya tengas y ataca el resto en el orden propuesto.

Antes de empezar: el censo

No puedes cumplir con lo que no has contado. Dedica una hora a responder por escrito:

• ¿Cuántas personas trabajan contigo, incluyendo eventuales y de medio tiempo?
• ¿En cuántos centros de trabajo? Un local, una bodega y una oficina son tres.
• ¿Qué turnos existen? Horario de entrada, salida, tiempo de comida y días de descanso de cada uno.
• ¿Cómo se registra hoy la asistencia? Papel, Excel, reloj checador, nada.
• ¿Quién captura o corrige ese registro y con qué frecuencia?

Con eso en la mano, la lista de abajo se vuelve concreta.

La lista

• 1. Define por escrito los turnos y descansos de cada puesto. El registro compara lo que pasó contra lo que debía pasar; sin un turno definido, no hay contra qué comparar. Incluye el tiempo para tomar alimentos y los días de descanso semanal.

• 2. Elige un método electrónico con integridad. Debe ser digital, individual por trabajador, y no debe permitir editar o borrar eventos sin dejar rastro. Papel y Excel quedan descartados. Si dudas entre un aparato y una app, lee checador biométrico vs app.

• 3. Da acceso al trabajador a su propio registro. Cada persona debe poder ver sus entradas, salidas y descansos, y manifestar desacuerdo. Este punto es el que más pesa en un juicio y el que casi ningún método tradicional cumple.

• 4. Entrega el aviso de privacidad a tus trabajadores. Al registrar su jornada tratas datos personales. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares te obliga a informarles qué datos recabas, para qué y cómo ejercen sus derechos. Evita datos biométricos salvo que tengas una razón fuerte y el consentimiento expreso.

• 5. Fija una política de tiempo extra. Quién lo autoriza, cómo se solicita y cómo se registra separado de la jornada ordinaria. Recuerda que el tope semanal baja de 48 horas hasta 2026 a 46 en 2027, y seguirá bajando a 44, 42 y 40 en los años siguientes.

• 6. Asegura la conservación conforme al artículo 804. Los registros deben existir durante el último año de la relación y un año más después de que termine, incluso para quienes ya no trabajan contigo. Verifica que tu herramienta no borre datos al dar de baja a un trabajador.

• 7. Corre una prueba piloto de dos semanas. Elige un centro de trabajo o un equipo pequeño. Registra jornadas reales, revisa las discrepancias y ajusta los turnos antes de extenderlo a todos.

• 8. Capacita a tu gente en quince minutos. No necesitan un curso: necesitan saber cómo fichar, cómo ver su jornada y qué hacer si algo no coincide. Una explicación corta en la entrada del turno basta.

• 9. Revisa el reporte de la primera quincena completa. Compara horas registradas contra nómina, identifica tiempo extra no autorizado y jornadas sin confirmar. Corrige el proceso, no el registro.

• 10. Agenda el calendario de la reducción de jornada. Marca en tu calendario el 1 de enero de cada año hasta 2030 para revisar turnos contra el nuevo tope semanal. Un turno legal en 2026 puede dejar de serlo en 2027.

Errores comunes que vemos

Esperar a que la STPS publique las disposiciones. La obligación ya existe. Las disposiciones detallarán el cómo; el registro debe estar funcionando antes.

Comprar hardware “por si acaso”. Un biométrico por sucursal es caro, trata datos sensibles y no resuelve el acceso del trabajador ni la conservación. Primero define qué necesitas y luego decide si un aparato lo cubre.

Corregir el Excel a mano cuando algo no cuadra. Cada corrección sin rastro convierte tu registro en un documento sin valor. Si algo no coincide, lo correcto es dejar constancia de ambas versiones, no sobrescribir.

Borrar a los trabajadores que se van. Su registro debe conservarse el plazo del artículo 804. Darlos de baja sí; borrarlos no.

Registrar solo entrada y salida. Sin descansos ni tiempo extra separados, el registro no sirve para demostrar que cumpliste con el tope semanal ni con el pago de horas extra.

Qué llevar a tu contador o abogado

Si vas a revisar todo esto con un profesional, llega con:

• El censo del inicio de este artículo.
• Los turnos definidos por escrito.
• Un ejemplo del registro de una quincena, exportado desde tu herramienta.
• Tu aviso de privacidad para trabajadores.
• Tres preguntas concretas: si tus turnos respetan el tope semanal vigente, si tu política de tiempo extra es válida y si tu conservación cumple con el artículo 804.

Con eso, la reunión dura media hora y sale con acuerdos, no con tareas.

Por dónde empezar hoy

Si solo puedes hacer una cosa esta semana, haz el censo y define los turnos. Es el trabajo que nadie puede hacer por ti y la base de todo lo demás. Los pasos de herramienta, acceso y conservación los resuelve un buen registro electrónico en una tarde; Checadito, por ejemplo, es gratis hasta tres trabajadores y te deja hacer el piloto sin compromiso.

Y si necesitas convencer a alguien más en la empresa de que esto es urgente, comparte qué pasa si no registras la jornada laboral: los números hablan solos.